Mitarbeiterkontrollen: was ist erlaubt?

Natürlich haben Arbeitgeber ein Interesse an ehrlichen Mitarbeitern. „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“, weiß der Volksmund. Wie weit darf man dabei als Arbeitgeber gehen? Schließlich stellt jede Kontrolle einen Eingriff ins Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters nach dem Bundesdatenschutzgesetz dar.

Zalando macht gerade vor, wie es nicht geht: Die Berliner Datenschutzbehörde prüft dort gerade (auf Bitten von Zalando selbst) eine viel kritisierte Software namens „Zonar“. Diese soll Chefs und Mitarbeitern gegenseitiges „360-Grad-Feedback“ ermöglichen, indem Vorgesetzte und Mitarbeiter die Stärken und Schwächen von Kollegen untereinander beurteilen. Aufgrund der gegenseitigen Benotung der Mitarbeiter sollen zusätzliche Informationen zum Leistungsstand generiert werden, aus denen dann jedem Beschäftigten ein individueller Score zugeordnet wird. Vom Score hängt ab, wie Mitarbeitergespräche strukturiert werden, welche Aufstiegschancen bestehen und welche Lohnsteigerungen von den Mitarbeitern erzielt werden können. Denkbar sind auch negative Konsequenzen.

Die Mitarbeiter haben dabei offenbar der Speicherung ihrer Daten in dem System aber nie zugestimmt. In diesem Zusammenhang wären u.a. die konkreten Informationen der Löschfrist, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung sowie eine Beschreibung der Logik des verwendeten Algorithmus zu nennen. Eine solche Information erfolgte seitens Zalando jedoch anscheinend nicht.

Darüber hinaus fühlen sich viele Beschäftigte an „Stasi-Methoden“ erinnert, die das Betriebsklima erheblich belasten, weil Mitarbeiter sich ständig gegeneinander in Stellung bringen müssten. Das Unternehmen nutze die Software, um Löhne niedrig zu halten und ein „Klima der Angst“ zu erzeugen. Durch den permanenten Druck können Führungskräfte eine ihnen genehme, aber letztlich willkürliche, Bewertung einzelner Mitarbeiter erzwingen, wobei systematisch verhindert werde, dass Mitarbeiter in die beste Kategorie eingestuft werden. Damit werde „Kungelei“ unter Führungskräften begünstigt und Lohnzuwächse vermieden.

Das Urteil der Berliner Datenschützer steht noch aus. Aber natürlich ist ein solches System moralisch fragwürdig. Deswegen gebe ich Ihnen heute einen kleinen Leitfaden zum Thema Mitarbeiterkontrollen an die Hand:

  1. Generell sind Kontrollen nur zulässig, wenn der Mitarbeiter zugestimmt hat oder sie betrieblich notwendig sind. Grundsätzlich zulässig sind Kontrollen in der Regel stichprobenartig und zufällig, außer es gibt einen begründeten Verdacht gegen einen konkreten Mitarbeiter. Eine gegenseitige Kontrolle der Mitarbeiter sollte nur mit deren Zustimmung erfolgen.
  2. Als Chef können Sie grundsätzlich immer Arbeitsergebnisse oder die Anwesenheit kontrollieren. Sie sind für das Einhalten des Arbeitszeitgesetzes verantwortlich und dürfen bzw. müssen daher die Arbeitszeit kontrollieren.
  3. Testkunden können – stichprobenartig! – eingesetzt werden, um das Verhalten gegenüber Kunden oder die Ehrlichkeit des Arbeitnehmers zu prüfen.
  4. Eine heimliche Videoüberwachung ist wiederum nur gestattet, wenn ein begründeter Anfangsverdacht für eine Straftat vorliegt, die nicht anders aufgeklärt werden kann. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass ständige heimliche Videoüberwachung ohne konkreten Anlass unzulässig ist. Eine offene Videoüberwachung kann sinnvoll sein, wenn Sicherheitsgründe dies erfordern – ist aber auch nur mit Zustimmung der Mitarbeiter gestattet und nicht nur, um ein sorgfältiges Arbeiten zu gewährleisten.
  5. Wenn die Diebstahlgefahr im Unternehmen hoch ist, sind stichprobenartig systematische Taschenkontrollen beim Verlassen des Betriebsgeländes erlaubt. Bei konkretem Verdacht gegen einen Mitarbeiter kann dieser nur mit seiner Zustimmung gezielt kontrolliert werden. Falls er sich weigert, müssen sie die Polizei einschalten.
  6. Wenn es Hinweise auf Pflichtverletzungen gibt, können Computerkontrollen durchgeführt werden. Hierbei muss der Mitarbeiter jedoch vorab informiert werden, damit er private Dateien und E-Mails als solche kennzeichnen kann – die dürfen Sie nämlich nicht einsehen.
  7. Telefonanrufe dürfen grundsätzlich nicht abgehört werden. Um den Umfang privater Gespräche zu kontrollieren, dürfen Sie nur das Datum, die Uhrzeit, die Dauer und einen Teil der Rufnummer aufzeichnen.
  8. Bei konkretem Verdacht dürfen Sie, nur mit Zustimmung des Mitarbeiters, Alkohol- oder Drogentests durchführen lassen. Für tendenziell gefährliche Tätigkeiten sind Routinetests zulässig, wenn Sie dies über eine Betriebsvereinbarung regeln.
  9. Zu guter Letzt kann man auch einen Privatdetektiv engagieren, wenn ein begründeter Verdacht auf eine Straftat, auf „Krankfeiern“ oder auf Tätigkeit für die Konkurrenz besteht, aber nur wenn keine andere Beweismöglichkeit besteht. Der Mitarbeiter muss sogar angemessene Kosten tragen, wenn er überführt wird.

Kontrollen sind also – aus gutem Grund – mit einigen Hürden verbunden. Auch wenn Sie einen Verdacht pflegen, machen Sie sich vorher im Zweifel schlau, was als Verdachtsmoment gelten kann. Belesen Sie sich oder engagieren Sie einen Experten. Das erspart Ihnen am Ende viel Geld und womöglich einen schlechten Ruf (siehe Zalando…).