RECHTSSICHERHEIT FÜR IHR UNTERNEHMEN
OPTIMIERUNG IHRER GESCHÄFTSPROZESSE
Grundsätze der Datenschutzgrundverordnung
Datenschutzmanagement in Ihrem Unternehmen!
Ein Datenschutz-Management-System (DSMS) bietet einen unternehmensweiten, systematischen Standard für Datenschutz, indem es Anforderungen regelt, plant, steuert, umsetzt und kontrolliert, basierend auf der DSGVO, um Datenschutz effektiv zu integrieren und rechtliche Konformität zu gewährleisten.
Rechenschaftspflicht
Wenn die Rechtskonformität der Datenverarbeitung in rechtlicher, technischer und organisatorischer Hinsicht jederzeit nachweisbar und somit belegt ist, dass man nicht vorsätzlich fahrlässig gehandelt hat, so kann ein drohendes Bußgeld (möglich sind bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes) erheblich abgeschwächt oder sogar verhindert werden (siehe auch DSGVO-Artikel 83). Ein DSMS ermöglicht es dem Verantwortlichen für die Einhaltung des Datenschutzes, dass Behörden sich unkompliziert davon überzeugen können, dass bei Ihnen der Datenschutz eingehalten wird. Denn der „Verantwortliche“ ist gem. DSGVO Art. 31 stets dazu verpflichtet, auf Anfrage einer Aufsichtsbehörde, mit dieser bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammenzuarbeiten und ihr gemäß DSGVO Art. 58 alle Informationen umgehend bereitzustellen, die für die Erfüllung ihrer Aufsichtspflichten erforderlich sind.
Sicherung der Datenintegrität
Das Ziel eines Datenschutz-Managementsystems ist, dass personenbezogene Daten stets korrekt und sicher verarbeitet werden. Dafür empfiehlt es sich, das DSMS in die Geschäftsprozesse direkt zu integrieren, um den Datenschutz langfristig und nachvollziehbar innerhalb der Unternehmensstruktur zu verankern. Ein DSMS wird nicht explizit von der DSGVO vorgeschrieben. Aber die DSGVO sieht mehrere Instrumente vor, mit denen Unternehmen den Datenschutz intern gewährleisten sollen, so etwa
- eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSGVO Art. 35),
- die Einrichtung spezifischer technischer und organisatorischer Maßnahmen (DGSVO Art. 32),
- die Pflicht zur Führung von Verarbeitungsverzeichnissen (DGSVO Art. 30),
- den Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen,
- die Meldung des Datenschutzbeauftragten,
- die Erstellung und Dokumentation von Berechtigungskonzepten,
- die Erstellung und Dokumentation von Löschkonzepten,
- die Verwaltung von Kommunikationen mit Betroffenen (Auskünfte u.a.),
- den Nachweis von Mitarbeiterschulungen und nicht zuletzt
- die Dokumentation von Datenschutzvorfällen.
Software gestütztes Datenschutzmanagementsystem
Mit einem DSMS kann man einfach den Überblick behalten, auf welchem Stand der Datenschutz im Unternehmen gerade ist und alles ausführlich dokumentieren. Inzwischen gibt es für DSM zahlreiche Softwares – auch wir bieten ein eigenes software-gestütztes Datenschutzmanagementsystem an, den KIJUda-Datenschutzmanager, der einen Schritt für Schritt durch die notwendigen Maßnahmen führt und Lücken erkennen lässt. Wenden Sie sich gerne an uns.